G Suite ดีกว่า Gmail และอีเมล์ฟรีสำหรับใช้งานในองค์กรอย่างไรบ้าง
วันนี้เราจะมาเปรียบเทียบข้อแตกต่างให้ดูกันครับ
ที่จริงแล้วในบทความก่อนหน้านี้ เราได้นำเสนอและอธิบายข้อเด่นของ G Suite ซึ่งเป็นอีเมล์สำหรับองค์กรว่ามีอะไรบ้าง
ทีนี้ก็มีคำถามที่พบบ่อยคือ แล้ว G Suite ดีกว่า Gmail อย่างไร และมีข้อแตกต่างกันอย่างไรบ้าง
วันนี้เราจึงช่วยสรุปสาระสำคัญมาให้เพื่อให้เห็นข้อแตกต่างระหว่างอีเมล์ทั้งสองระบบที่เป็นบริการสำคัญของ Google ให้ทุกท่านได้เห็นภาพรวมครับ เพื่อที่ว่าผู้บริหารองค์กรหรือเจ้าของกิจการจะได้นำไปประกอบการตัดสินใจได้ดีขึ้นว่าควรจะเปลี่ยนจากการใช้ Gmail มาใช้อีเมล์ในองค์กรอย่าง G Suite แล้วคุ้มค่าหรือไม่
1.G Suite มีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลได้มากกว่าเกือบ 80 เท่า
G Suite ดีกว่าอีเมล์ฟรีในข้อนี้เป็นอย่างมาก เนื่องจากจะให้พื้นที่จัดกับเราเพิ่มสูงสุดถึง 1 TB
เนื่องจาก Gmail เป็นอีเมล์ฟรีของทาง Google จึงทำให้มีพื้นที่จัดเก็บจำกัด ซึ่งถ้าเป็นการใช้งานส่วนบุคคล ที่ไม่ได้ทำธุรกิจหรือเป็นเจ้าของกิจการ ไม่ว่าจะขนาดใหญ่หรือเล็ก การใช้ Gmail ก็คงเพียงพอ
แต่เมื่อคุณเริ่มทำธุรกิจ หรือเป็นกิจการในองค์กร ความจุของ Gmail ซึ่งเป็นอีเมล์ฟรีนั้น จะให้พื้นที่จัดเก็บอยู่ที่ 15 GB ในหลายกรณีเราพบว่าความจุดนั้นไม่เพียงพออีกต่อไป ซึ่งหลายคนก็มารู้ตัวเอาเมื่อได้เริ่มใช้งานไปแล้ว
ถ้าเป็นธุรกิจที่ใช้เอกสารทั่วไปอาจจะไม่พบปัญหาลักษณะนี้ แต่เนื่องจากในปัจจุบันเราต้องใช้การส่งข้อมูลผ่านทางไฟล์ขนาดใหญ่ ไปจนถึงการใช้วีดีโอในการสื่อสารและการทำงานมากขึ้น จึงมีความจำเป็นที่จะต้องใช้พื้นที่จัดเก็บที่มีขนาดใหญ่เพียงพอครับ
2.สามารถกำหนดชื่อ Domain ของอีเมล์ได้ด้วยตัวเอง
สำหรับธุรกิจที่ใช้ Gmail ฟรี รูปแบบอีเมล์จะเป็น [email protected] ซึ่งอันที่จริงแล้วอีเมล์ลักษณะนี้ทุกคนสามารถสร้างขึ้นได้ แต่จะดีกว่าหรือไม่ถ้าเปลี่ยนมาใช้ G Suite ที่จะทำให้เราสามารถกำหนดชื่อของ Domain ในอีเมล์ของเราได้เองตามใจชอบ เพิ่มความน่าเชื่อถือให้ธุรกิจมากขึ้น
ข้อนี้จึงทำให้ G Suite มีข้อได้เปรียบที่ดีกว่า เมื่อเทียบกับการใช้อีเมล์ฟรี ซึ่งมีข้อจำกัด
โดยรูปแบบของการตั้งชื่อ Domain ที่แนะนำก็จะเป็น [email protected]
3.G Suite ใช้งานได้ตลอดเวลา แม้แต่การออฟไลน์
เป็นข้อที่สำคัญมาก เพราะ G Suite จะอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถทำงานแบบออฟไลน์ได้ โดยไม่ต้องต่ออินเทอร์เน็ต
โดยในระบบจะให้ผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าจะเปิดการเข้าถึงแบบออฟไลน์หรือไม่ หากเลือกแล้วระบบก็จะซิงค์และบันทึกไฟล์ล่าสุดลงในคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้และคอมพิวเตอร์ที่ผู้ใช้เลือก
แต่ถ้าเป็น Gmail จะไม่มีฟีเจอร์ในส่วนนี้
4. G Suite ช่วยแก้ไขทุกปัญหาพื้นฐานของ Gmail
เป็นอีกข้อที่ทำให้ G Suite มีประสิทธิภาพที่ดีกว่า
เนื่องจากปัญหาที่พบกันคือ อีเมล์ฟรีมักจะมีปัญหาในเรื่องระดับพื้นฐานภายในองค์กร ซึ่งส่วนมากแล้วต้องเจอกับการรับส่งอีเมล์ในปริมาณมาก หรือเป็นไฟล์ที่มีความจุสูง เช่น อีเมล์ไม่เสถียร มีการพบ Spam และส่งอีเมล์แล้วไปเข้าถังขยะ เป็นต้น
ซึ่งการป้องกันของ G Suite ก็คือจะมีตัวกรองป้องกันจดหมายขยะช่วยป้องกันในจุดนี้ และอีกข้อคือ หายห่วงในเรื่องระบบรักษาความปลอดภัย และความเป็นส่วนตัว เมื่อมีป้องกันข้อมูลรั่วไหลด้วย G Drive
5.ปลอดโฆษณาแทรก
เป็นปัญหาข้อหนึ่งที่พบใน Gmail และอีเมล์ฟรีอื่นๆ นั่นก็คือมีโฆษณาแทรกมากมาย สาเหตุอาจเกิดจาก Keyword ต่างๆในอีเมล์ของเราไปตรงกับกลุ่มเป้าหมายสำหรับโฆษณาของ Google
ซึ่งถ้าเป็นอีเมล์ส่วนบุคคลทั่วไปก็คงไม่มีปัญหาอะไรมาก แต่ในกรณของระดับองค์กร ย่อมต้องมีความกังวลในเรื่องความปลอดภัยที่อาจถูกแทรกแซงได้ แต่การใช้งาน G Suite ดีกว่าในจุดนี้ เพราะทำให้แก้ปัญหาในข้อดี้ได้
สรุป
อาจกล่าวได้ว่า ถ้าเป็นการใช้งานส่วนบุคคล การใช้ Gmail ที่เป็นอีเมล์ฟรีก็นับว่าเพียงพอ แต่ถ้าเริ่มใช้งานระดับองค์กรหรือกิจการแล้ว การใช้งาน G Suite ดีกว่าการใช้อีเมล์ฟรีทั่วไป และยังมีส่วนช่วยในธุรกิจของคุณได้อย่างแน่นอนครับ
===================================================================================
สำหรับผู้ที่สนใจอยากสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ G Suite สามารถติดต่อทีมงาน Metrabyte Cloud
ได้โดยตรงที่ Line : goo.gl/M5d1Xx หรือ Tel. 02-0263-124
และสามารถดูรายละเอียดเบื่องต้น ได้ที่ G suite : https://www.metrabyte.cloud/gsuite.php ครับ
